Tenía el blog bastante abandonado. Han sido meses de mucha actividad y bastantes cambios. Ahora que es verano estoy más tranquila, medio trabajando medio descansando, y puedo dedicar tiempo a una tarea poco atractiva pero que, una vez hecha, es muy gratificante: la limpieza digital.
He hecho varios Marie Kondo (sí, varios) en el mundo físico y voy haciendo a los poquitos en el mundo digital porque la cosa se me estaba yendo de madre. Con los objetos que se tocan es más fácil: estorban. Pero en lo digital... hay más posibilidades de apalancarse. Seleccionando los mil archivos del escritorio y descargas y metiéndolo todo a saco en la mítica carpeta "ORDENAR" puedes seguir palante, como si hubiera un desván gigante debajo de la alfombra en el que meter toda la mierda. La ansiedad por tenerlo todo desordenado debajo de la alfombra es igual o peor que con objetos reales, eso sí.
Y más cuando en esa alfombra se acumulan cosas desde el 3 de octubre de 2014 a las 20:56. Otra ventaja/desventaja del mundo digital: no te hace falta memoria.
Hay millones de vídeos sobre esto. A mi me costó mucho desarrollar mi propio método, mucha prueba y error. ¡Pero creo que por fin lo tengo!
EL MÉTODO
Poner en una lista todo lo que quiero ordenar:
Mails por leer: Locura máxima esto. Tengo 1200 ahora mismo (¡y eso que estos días me quité de encima más de 500!), que se dividen grosso modo en:
Implican una acción. Una tarea pendiente o que debo contestar o algo así. Es lo que me suele dar más ansiedad y más pereza a la vez porque se me acumulan muchísimos y a veces tengo estado 3 horas solo respondiendo mails. Estoy en la búsqueda de un buen sistema de inbox zero que no implique dejar mensajes importantes sin contestar.
Newsletters de trabajo. Me encanta leer sobre marketing, siempre aprendo algo útil que me sirve para el día a día en el trabajo, para mejorar aspectos concretos, para introducir mejoras...
Newsletters de ocio. Leo casi todas las revistas de El País: Babelia, S Moda, El País Semanal, Matrioska... También otros medios, cada uno de una temática muy específica. Me entretiene y a la vez también aprendo cosas que me sirven para muchas facetas de mi vida.
Tareas por hacer: tanto de trabajo como de vida personal. Junto todos los papelitos donde las voy apuntando y las vuelco en un tablón de Trello divididas por categorías (marketing, comercial, gestión, personal, delegar...). A veces me dan ganas de ponerme a hacer esas tareas pero entonces me despistaría de ordenar. Pero pienso: 'ya me pondré con esto cuando esté en el bloque de liquidar tareas pendientes, ahora estoy ordenando, ¡focus!', y cosas así.
Pestañas abiertas en Chrome: depende del día empiezo a liquidar por aquí porque me libera la mente, pero es peligroso porque a veces me quedo en bucle y no hago nada más en todo el día. Tengo cosas que requieren una acción, artículos por leer, archivos de Drive a medio hacer... Aquí aún no tengo una solución definitiva. Pero voy avanzando: tengo dos perfiles de Chrome, uno llamado trabajo y otro llamado ocio; y no los mezclo nunca, intento ser disciplinada con esto. ¡También las pestañas del navegador del teléfono! Que ahí se acumulan una barbaridad sin que te des cuenta.
Archivos del ordenador: esto es complicado complicado complicado. Merece toda una explicación aparte.
Archivos en la nube: ¡¡¡esto por fin he conseguido ya organizarlo!!! Me ha costado mucho trabajo pero ya lo tengo listo. Lo explico ahora en la categoría archivos.
Apps del móvil: de vez en cuando hago limpieza de las apps que he dejado de utilizar y reorganizo las carpetas del iPhone. Esto es lo más sencillo y relativamente rápido.
Otros: tengo pensado ordenar también las fotografías del móvil (exactamente 35.331 ahora mismo y 1858 vídeos) o cosas pequeñitas tipo organizar las contraseñas. O las notas del móvil. En fin, hay mil cosas por ordenar. Pero si algo aprendí es que si quiero atacar todo a la vez, al final no hago nada. Lo que más me estresa sin duda son los mails y los archivos, así que una vez tenga esto solucionado ya me puedo poner con el resto de historias.
Pensar sitios para cada cosa. Esto es sin duda lo que más cuesta y en lo que más tiempo he invertido. Marie Kondo dice que cada objeto ha de tener un sitio específico (ella le dice hogar) dentro de la casa o acaba pasando que va vagando de un lugar a otro y al final se acaba desordenando todo otra vez. Por ejemplo, las llaves. Pues siempre guardarlas en el mismo sitio y que no puedan estar en otro sitio que en ese. Si las pierdes, ya sabes donde ir. Si te las encuentras por ahí, ya sabes donde dejarlas. Solo las llaves no pasa nada, pero como te ocurra con la cartera, la mochila, la chaqueta, los papeles, el blablabla... Al final acabas siempre con la casa desordenada sin remedio alguno.
En el mundo digital lo mismo. Todo lo de mails, tareas, etc pues es ir haciendo, no tiene otro misterio. Pero la gestión de archivos es todo un mundo. Y me costó muchísimo asignarle un sitio específico a cada uno y que tuviera sentido. A ver...
Compré Dropbox premium, o plus, o business, o no sé cómo se llama. Eso me permite tener mucha capacidad para albergar archivos sin tener que preocuparme de que me roben el ordenador o de que pase cualquier desgracia y me quede sin ellos (están todos en la nube). Esto ya me quita mucho estrés de golpe. Y además, al tenerlo en un sitio que está integrado en el ordenador (se ve bien en la foto, no es mía) pero a la vez 'no es' el ordenador, me obligo a mi misma (lo mejor de todo: sin darme cuenta) a que todo lo que vaya para el Dropbox ya esté organizado. Se puede utilizar otro programa o lo que sea, iCloud, Drive, whatever, pero sí que creo que ayuda mucho tener todo en la nube y diferenciado del ordenador, aunque integrado en él.
Y aquí la cosa... ¿cómo carallo organizo la cantidad ingente de archivos que hay acumulados después de años y años, siendo algunos muy importantes y muchos basura?
Atent@...
Creé tres carpetas:
- Trabajo 2021
- Personal 2021
- Archivo
Esto ya me daba un marco temporal al que agarrarme. Probé a organizarlos por orden de importancia, o por temáticas... nada nada. Te vuelves loca. Después de muchos intentos de organizar los archivos he llegado a la conclusión de que la mejor manera es organizar por tiempo.
Dentro de cada carpeta iba creando subcarpetas según se fueran presentando los archivos. Por ejemplo, dentro de personal tengo una llamada papeleo. Y ahí fui metiendo todo lo que me parecía papeleo. Y sobre todo, sin detenerme demasiado a examinar cada archivo. Porque como empiece ay, no sé si guardar esto, ay, esto es importante, debería dejarlo en x, ay es que esto tal... como empiece así no hago nada en toda la tarde. Es mejor ir a saco. Meto todo lo que parezca papeleo en carpeta papeleo y así voy vaciando la escalofriante carpeta 'ORDENAR'.
Cuando ya esté la cosa muy avanzada y apenas tenga ya más papeleo que meter en la carpeta papeleo, ahora sí, entro en la carpeta papeleo y me pongo a mirar lo que tal hay ahí. Y empiezo a tirar lo que no vale para nada (porque acumular por acumular no eh) y lo que sí vale o creo que me puede valer en algún momento (médicos, rentas, etc) lo mantengo. Y muy importante: le cambio el nombre del archivo: en vez de BBG55789HHH737GH le pongo 'renta 2020'. Esto es lo más coñazo pero la Paula del futuro me lo agradece cuando ha de consultar algo y simplemente lo pone en el buscador y ya aparece.
Yo prefiero hacer así, cambiarle los nombres de los archivos pero tener todos juntos en la carpeta papeleo todos mezclados (qué más da), que ponerme a hacer subcarpetas y subsubcarpetas y subsubsubcarpetas... Porque pasa que 3 años después no te acuerdas de cómo organizaste esa cantidad de subcarpetas y acabas creando nuevas subcarpetas que no tienen sentido porque unos archivos están en una pero la continuación en otra... ¡¡y sin darte cuenta tienes todo desordenado otra vez!!
Y cuando acaba el año pues creo nuevas carpetas (trabajo 2022 y personal 2022) y todo lo de 2021 va a parar a la tercera carpeta: archivo. Y aquí en archivo pueden pasar dos cosas:
- Mantener la carpeta 'x 2021', ejemplo 'papeleo 2021' si tengo muchos documentos y creo que me será más cómodo mantener esa estructura por lo que sea.
- Si tengo poca cosa, volcarlo todo a 'papeleo' sin diferenciar por años. ¡Ya se ordena solo llegado el momento! Además ya tengo puesto los nombres de 'renta 2019', 'renta 2020'... No me hace falta sobreorganizar lo ya organizado.
Así, 'archivo' es pues todo lo anterior a ese año en curso, básicamente. Pero igualmente accesible porque al acabar el año no se acaba tu vida, obvio. Y a veces también pasa que hay documentos que sigues necesitando en 2021 igual que en 2022. Pues cero problem: en vez de ponerlos en carpeta 'archivo' cuando acaba 2021, lo pones en carpeta 2022 porque lo sigues utilizando.
¡Y así con absolutamente TODO! Con los archivos del trabajo igual: dentro de trabajo 2021, pues tengo diferentes subcarpetas: marketing, finanzas, gestión, etc. Incluso un cajón de sastre que llamé 'puede ser útil'. A veces hago subsubcarpetas cuando me ayuda a tenerlo organizado pero intento crear las mínimas y más bien hacer esto de cambiarle el nombre a los documentos para encontrarlos en el buscador.
Y nada de tener algunas cosas en Drive, y en otras en Dropbox, y otras en iCloud... ¡NO! Todo en la nube sí, pero todo en una misma plataforma. Elige la que más rabia te de y vete a tope con esa.
Y ahora voy a seguir con lo mío. ¿Qué te ha parecido? Estoy muy crazy, I know :P